Oznámení o meetingu

1. Proč tuto stránku čtete #

Odkaz na tuto stránku jste obdrželi, protože vás organizace využívající Nonverbia pozvala na videohovor nebo tento odkaz zveřejnila v chatu schůzky. Podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679, „GDPR") a právních předpisů několika dalších jurisdikcí máte právo být ještě před zahájením zpracování informováni o tom, kdo vaše osobní údaje zpracovává, jaké údaje se zpracovávají, k jakým účelům, na jakém právním základě, jak dlouho, komu jsou předávány a jaká práva máte. Tato stránka vám všechny tyto informace poskytuje na jednom místě, aby je organizátor nemusel opakovat v každé pozvánce.

Tuto stránku zveřejňuje a spravuje společnost Nonverbia.com s.r.o. jménem organizací, které službu Nonverbia využívají. Popisuje standardní způsob, jakým Nonverbia schůzky zpracovává. Pokud organizátor službu nastavil jinak, například vypnul analýzu videa nebo nastavil kratší dobu uchování, platí jeho nastavení a na požádání vás o každém podstatném rozdílu informuje.

2. Kdo odpovídá za vaše údaje #

Správcem je organizátor. Organizace, která vás na hovor pozvala nebo jejíž zástupce zveřejnil tento odkaz v chatu schůzky, rozhoduje o tom, že se hovor nahrává a analyzuje, k jakým účelům a jak dlouho se výsledky uchovávají. Ve smyslu GDPR je tato organizace v souvislosti s tímto hovorem „správcem" vašich osobních údajů. Organizátora poznáte podle kalendářní pozvánky (odesílatel a e-mailová doména odesílatele) nebo podle osoby, která odkaz v chatu zveřejnila.

Nonverbia je zpracovatelem. Společnost Nonverbia.com s.r.o. se sídlem Na příkopě 857/18, Nové Město, 110 00 Praha 1, Česká republika, poskytuje software a analýzu. Nonverbia zpracovává vaše údaje pouze na základě zdokumentovaných pokynů organizátora, v souladu se smlouvou o zpracování osobních údajů, která splňuje požadavky článku 28 GDPR. Nonverbia vaše údaje nepoužívá pro vlastní účely, neprodává je a identifikovatelný obsah schůzek nepoužívá k trénování vlastních modelů, pokud s tím organizátor výslovně nesouhlasí.

Pokud organizátor používá desktopovou aplikaci Nonverbia v lokálním režimu, nahrávání i analýza probíhají na počítači organizátora a žádná nahrávka, přepis ani analýza se do Nonverbie nepřenášejí. V takovém případě je Nonverbia pouze dodavatelem softwaru a vaše osobní údaje vůbec neobdrží.

3. Co se nahrává a analyzuje #

V závislosti na nastavení organizátora mohou být během hovoru i po něm zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

• Zvuk hovoru, včetně vašeho hlasu.
• Video hovoru, včetně obrazu z vaší kamery, pokud máte kameru zapnutou a organizátor má povolenou analýzu videa.
• Obsah obrazovky sdílený během hovoru, pokud se uplatní.
• Metadata schůzky: název schůzky, datum a čas, jména a e-mailové adresy účastníků tak, jak se zobrazují v kalendářní pozvánce nebo na konferenční platformě, a název vaší organizace.
• Přepis: automatizovaný písemný záznam toho, co zaznělo, s přiřazením k mluvčím jako „Mluvčí 1", „Mluvčí 2" atd. nebo k jménům zobrazeným konferenční platformou.
• Shrnutí a strukturované poznámky: klíčová probíraná témata, položené otázky, vznesené námitky, další kroky a úkoly, automaticky vytvořené z přepisu.
• Signály konverzace a chování: doba mluvení jednotlivých účastníků, tempo řeči, pauzy a skákání do řeči, používání výplňových slov, směr pohledu, pohyby hlavy, držení těla a gesta rukou viditelná na kameře, výrazy tváře a charakteristiky řeči, jako je hlasitost, rychlost a tón hlasu. Z těchto signálů služba odvozuje ukazatele zaujetí a toho, jak byla konverzace přijata, například „zástupce organizátora mluvil 68 procent hovoru" nebo „zaujetí kleslo během diskuse o cenách". Tyto ukazatele jsou odhady vytvořenými softwarem, nikoli konstatováním faktů o vás, a organizátorovi jsou jako takové prezentovány.

3.1 Hranice zpracování #

• Žádná biometrická identifikace. Nonverbia neidentifikuje ani neověřuje, kdo jste, pomocí vaší tváře nebo hlasu a neporovnává vaši tvář ani hlas s žádnou databází. Mluvčí se rozlišují pouze v rámci jedné nahrávky, a to za účelem přiřazení přepisu.
• Žádné automatizované rozhodování. Žádné rozhodnutí, které má právní účinky na vaši osobu nebo se jí obdobným způsobem významně dotýká, se neprovádí výhradně na základě tohoto zpracování. Výstupy čtou a interpretují lidé u organizátora.
• Žádné zvláštní kategorie údajů. Organizátor je povinen službu nepoužívat ke shromažďování údajů vypovídajících o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení, členství v odborech, zdravotním stavu, sexuálním životě nebo sexuální orientaci. Pokud takovou informaci během hovoru zmíníte, může se objevit v přepisu jako součást běžného záznamu konverzace; není z něj extrahována, kategorizována ani využívána.

4. Účely zpracování #

Organizátor hovor nahrává a analyzuje k těmto účelům:

1. Zápisy ze schůzek a navazující kroky. Vést přesný záznam toho, co bylo projednáno a dohodnuto, připravit shrnutí a seznam dalších kroků a správně na hovor navázat.
2. Koučink a školení vlastních zaměstnanců organizátora. Vyhodnocovat, jak zástupci organizátora vedou obchodní rozhovory, a pomáhat jim se zlepšovat. Signály chování popsané v oddíle 3 slouží primárně k hodnocení vlastních zástupců organizátora, nikoli vás.
3. Evidence vztahů se zákazníky. Ukládat shrnutí, další kroky a, pokud to organizátor nastavil, také přepis do systému pro správu vztahů se zákazníky (CRM) společně s dalšími záznamy o obchodním vztahu.
4. Kvalita, bezpečnost a spolehlivost služby. Odhalovat zneužití a technické závady a udržovat službu v souladu s jejím určením. Tento účel sleduje Nonverbia jako zpracovatel na pokyn organizátora.

Nahrávka se nepoužívá k reklamním účelům, k profilování vaší osoby napříč jinými službami ani k žádnému účelu, který by byl neslučitelný s výše uvedenými účely.

5. Právní základ #

Organizátor se opírá o své oprávněné zájmy podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, a to zájem na vedení přesného záznamu svých obchodních rozhovorů, na správném navázání na ně a na školení a rozvoji vlastních zaměstnanců. Organizátor posoudil, že tyto zájmy nepřevažují nad vašimi zájmy ani základními právy, a zohlednil, že zpracování se omezuje na obchodní rozhovor, kterého se účastníte v profesní roli, že jste o zpracování informováni před jeho zahájením, že neprobíhá žádná biometrická identifikace ani automatizované rozhodování, že výsledky jsou dostupné jen omezenému okruhu osob u organizátora a že můžete kdykoli vznést námitku s okamžitým účinkem.

Pokud právo vaší země vyžaduje k nahrávání hovoru váš souhlas, organizátor jej získává tím, že vás před zahájením nahrávání informuje a umožní vám nahrávání odmítnout. V takových jurisdikcích se vaše další účast na hovoru poté, co jste byli informováni, považuje za souhlas s nahráváním a tento souhlas můžete kdykoli odvolat tím, že to oznámíte.

Pokud se na organizátora vztahují právní předpisy Spojených států, odpovídá organizátor za dodržování federálních i státních zákonů o nahrávání hovorů, včetně zákonů států, které vyžadují souhlas všech stran nahrávaného rozhovoru. K tomuto účelu slouží upozornění v kalendářní pozvánce a v chatu schůzky.

6. Kdo má přístup k vašim údajům #

Přístup k nahrávce, přepisu a analýze mají pouze tito příjemci:

• Organizátor. Zástupce, který hovor vedl, jeho nadřízený a kolegové, kteří přístup potřebují k výkonu práce, a správci pracovního prostoru Nonverbia organizátora, vždy podle přístupových práv, která organizátor nastavil.
• Nonverbia.com s.r.o. jako zpracovatel. Zaměstnanci Nonverbie nepřistupují k obsahu schůzek v rámci běžného provozu. Přístup má omezený počet vedoucích pracovníků a dochází k němu pouze tehdy, je-li to nezbytné k vyřešení technického problému nahlášeného organizátorem.
• Subzpracovatelé Nonverbie. Nonverbia využívá omezený počet specializovaných poskytovatelů pro hosting, převod řeči na text, jazykové modely a související funkce. Aktuální seznam je zveřejněn v dokumentu Zásady ochrany osobních údajů Nonverbie a ke dni tohoto oznámení zahrnuje Google Cloud Platform (hosting a infrastruktura, region Frankfurt, Evropská unie), ElevenLabs (zpracování řeči) a Google (velké jazykové modely). Každý subzpracovatel je vázán písemnou smlouvou, která mu ukládá povinnosti na ochranu údajů rovnocenné těm, které platí pro Nonverbii, a organizátor je o jakékoli změně předem informován.
• Systémy, které organizátor připojil. Pokud organizátor propojil s Nonverbií svůj systém pro řízení vztahů se zákazníky nebo jiný nástroj, jsou do tohoto systému předávány shrnutí, další kroky a v případě nastavení také přepis. Takové systémy provozuje organizátor na vlastní odpovědnost a podle podmínek ochrany soukromí jejich poskytovatelů.
• Orgány veřejné moci, pokud je zpřístupnění vyžadováno právními předpisy nebo platným právním procesem.

Vaše údaje se neprodávají, nesdílejí se s inzerenty ani se nezpřístupňují žádné jiné třetí straně.

7. Kde se vaše údaje zpracovávají #

Nonverbia ukládá a zpracovává obsah schůzek v Evropské unii (Google Cloud Platform, region Frankfurt, Německo). Pokud subzpracovatel zpracovává údaje mimo Evropský hospodářský prostor, je předání založeno na standardních smluvních doložkách přijatých Evropskou komisí (prováděcí rozhodnutí Komise (EU) 2021/914) a doplněno technickými a organizačními opatřeními, včetně šifrování při přenosu i v klidu a přísného omezení přístupu. Pokud je organizátor usazen mimo Evropský hospodářský prostor, představuje vlastní přístup organizátora k údajům předání, za které odpovídá organizátor.

Údaje jsou šifrovány při přenosu (TLS 1.3) i v klidu (AES-256). Šifrovací klíče jsou spravovány ve službě Google Cloud Key Management Service a automaticky rotovány.

8. Jak dlouho se vaše údaje uchovávají #

Organizátor určuje dobu uchovávání nahrávek, přepisů a analýz svých hovorů. Pokud organizátor nenastavil kratší dobu, uplatňuje Nonverbia tyto výchozí lhůty:

Údaje mohou být uchovávány déle, pokud je to nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo pokud se uplatní zákonná povinnost uchovávání. Zálohy se přepisují v běžné rotaci záložních systémů Nonverbie a neobnovují se za účelem získání údajů, které byly smazány na pokyn organizátora.

9. Vaše práva #

Za podmínek stanovených v GDPR máte v souvislosti se svými osobními údaji tato práva:

• Právo na přístup (čl. 15): získat potvrzení, zda se vaše osobní údaje zpracovávají, a pokud ano, jejich kopii a informace uvedené v tomto oznámení.
• Právo na opravu (čl. 16): na opravu nepřesných osobních údajů. Upozorňujeme, že přepis je záznamem toho, co bylo řečeno, a nebude upravován tak, aby odrážel to, co bylo zamýšleno; nepřesnost v automatickém přepisu lze opravit nebo opatřit poznámkou.
• Právo na výmaz (čl. 17): na smazání vašich osobních údajů, pokud neexistuje převažující důvod pro jejich uchování.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18): na omezení zpracování po dobu, kdy je posuzována vaše žádost.
• Právo vznést námitku (čl. 21): vznést z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech. Námitku můžete vznést před hovorem, během hovoru i po něm. Pokud námitku vznesete před hovorem nebo během něj, zástupce organizátora nahrávání zastaví. Pokud ji vznesete později, organizátor nahrávku a z ní odvozené údaje smaže, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud údaje nepotřebuje pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20): případně získat údaje, které jste poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
• Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování (čl. 22): na základě tohoto zpracování se žádná taková rozhodnutí nepřijímají.
• Právo podat stížnost (čl. 77): u dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu práce nebo místa údajného porušení. V České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

V obchodním vztahu s pořadatelem vám z uplatnění kteréhokoli z těchto práv ani z odmítnutí nahrávání nevznikne žádná újma.

10. Jak uplatnit svá práva #

Protože je správcem pořadatel, vyřizuje žádosti týkající se vašich údajů pořadatel. Nejrychlejší je odpovědět na pozvánku v kalendáři nebo napsat osobě, která vás na hovor pozvala. Nonverbia pořadateli pomáhá s vyřízením vaší žádosti a provede jakékoli smazání, opravu či omezení zpracování, které pořadatel nařídí.

Pokud nevíte, kdo je pořadatel, nebo se vám ho nedaří kontaktovat, napište Nonverbii. Pořadatele určíme a vaši žádost mu bez zbytečného odkladu předáme. Nonverbia vás může požádat o údaje, které jí umožní dohledat příslušný meeting, například o datum a přibližný čas hovoru a e-mailovou adresu, pod kterou jste se k němu připojili.

Pořadatel (správce): odpovězte na pozvánku v kalendáři nebo napište osobě, která vás pozvala nebo která tento odkaz zveřejnila v chatu meetingu.

Nonverbia.com s.r.o. (zpracovatel): privacy@nonverbia.com, Na příkopě 857/18, Nové Město, 110 00 Praha 1, Česká republika.

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Tuto lhůtu lze v případě potřeby prodloužit o další dva měsíce s ohledem na složitost a počet žádostí. Vyřízení žádostí je bezplatné, pokud nejsou zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené.

11. Pokud nechcete být nahráváni #

Řekněte to. Před hovorem odpovězte na pozvánku. Během hovoru to kdykoli sdělte zástupci pořadatele. Zástupce nahrávání zastaví a část hovoru zaznamenanou do tohoto okamžiku bude na požádání smazána. Konverzace může pokračovat bez nahrávání. Odmítnutí nahrávání nemá žádné důsledky pro obchodní vztah a zástupci pořadatele mají pokyn odmítnutí přijmout bez diskuse.

12. Umělá inteligence #

Nonverbia využívá umělou inteligenci, včetně automatického rozpoznávání řeči, velkých jazykových modelů a modelů počítačového vidění, k vytvoření přepisu, shrnutí a signálů o konverzaci a chování popsaných v části 3. Součástí této analýzy je i interpretace mimiky, gest a tónu hlasu. Toto oznámení slouží mimo jiné k tomu, abyste byli o provozu takového systému informováni v souladu s článkem 50 nařízení (EU) 2024/1689 (akt o umělé inteligenci). Pořadatel odpovídá za nasazení systému v souladu s aktem o umělé inteligenci a s použitelným pracovním právem ve vztahu ke svým zaměstnancům. Výstupy jsou pořadateli prezentovány jako odhady, které vyžadují lidskou interpretaci, a zaměstnanci pořadatele jsou seznámeni s účelem a omezeními systému. Nonverbia vede technickou dokumentaci svých modelů a sleduje jejich přesnost. Automatický přepis a analýza přesto mohou obsahovat chyby a výstup není doslovným právním záznamem konverzace.

13. Změny tohoto oznámení #

Nonverbia může toto oznámení čas od času aktualizovat, aby odráželo změny ve službě, v používaných subzpracovatelích nebo v platných právních předpisech. Datum poslední verze je uvedeno v horní části stránky. O podstatných změnách pořadatele předem informujeme, aby mohli v případě potřeby informovat účastníky. Toto oznámení nenahrazuje vlastní zásady ochrany osobních údajů pořadatele, které mohou obsahovat další informace o tom, jak pořadatel zpracovává vaše údaje v rámci obchodního vztahu.

14. Související dokumenty #

• Zásady ochrany osobních údajů Nonverbie, včetně seznamu subzpracovatelů
• Smlouva o zpracování osobních údajů mezi pořadatelem a Nonverbií, kterou na požádání poskytne pořadatel