Zásady ochrany osobních údajů

Ochrana vašeho soukromí je základním principem Nonverbia. Tento dokument popisuje, jak shromažďujeme, využíváme a zabezpečujeme osobní údaje v rámci naší platformy a služeb.

Platforma Nonverbia je sofistikované cloudové řešení, které se integruje s vašimi firemními videohovory a navazujícími procesy. Náš systém zaznamenává schůzky (na základě příslušných oprávnění), vytváří přepisy a provádí komplexní analýzu mluvené komunikace i vzorců chování — výsledky doručuje formou zpráv, metrik, vizuálních dashboardů a strategických doporučení (souhrnně označovaných jako „Služba"). Ochrana soukromí stojí v základech našeho obchodního modelu. V těchto zásadách vysvětlujeme, jaké informace shromažďujeme, proč je zpracováváme, jak je sdílíme a jaké máte možnosti kontroly.

Tyto zásady se vztahují na platformu Nonverbia, naše webové stránky a mobilní aplikace pro iOS a Android (souhrnně označované jako „Služba").

Přístupem k naší Službě nebo webovým stránkám potvrzujete, že jste se s těmito zásadami i s našimi Obchodními podmínkami seznámili a souhlasíte s nimi. Pokud s nimi nesouhlasíte, zdržte se prosím používání naší Služby.

1. Rozsah a rámec odpovědnosti #

Pracujeme se třemi hlavními kategoriemi osobních údajů:

Data obchodních klientů #

Veškerý obsah a doprovodná metadata, která komerční klienti propojí s naší Službou — například: záznamy schůzek (audio/video), sdílené obrazovky, textové konverzace, přepisy hovorů, identifikátory schůzek, seznamy účastníků, informace propojené s CRM a přiložené soubory.

Struktura odpovědnosti: V případě dat obchodních klientů vystupuje komerční klient jako správce (resp. „business" dle rámců ochrany soukromí amerických států), přičemž Nonverbia plní roli zpracovatele/poskytovatele služeb jednajícího na jeho pokyn.

Záznamy aktivních uživatelů #

Záznamy o osobách aktivně využívajících naši platformu: registrační údaje, přihlašovací údaje, parametry připojení, vzorce používání a historie žádostí o podporu.

Struktura odpovědnosti: U záznamů aktivních uživatelů, které jsou součástí dat obchodních klientů, vystupujeme jako zpracovatel. U záznamů týkajících se infrastruktury platformy, ověřování uživatelů, finančních transakcí, detekce hrozeb a analytiky fungujeme jako samostatný správce.

Data potenciálních klientů a webového provozu #

Informace shromažďované od návštěvníků webu, potenciálních klientů, účastníků konferencí a obchodních kontaktů: analytika chování na webu, data sledovacích technologií, záznamy o interakcích s marketingovými kampaněmi a informace z obchodních profilů.

Struktura odpovědnosti: Postavení samostatného správce.

Nic v těchto zásadách nepřevádí vlastnictví dat obchodních klientů na Nonverbia. Plné vlastnictví zůstává klientské organizaci.

2. Postupy shromažďování dat #

2.1 Data obchodních klientů (poskytnutá klienty nebo získaná prostřednictvím systémových propojení) #

Primární materiály ze schůzek: Zachycené audio/video streamy (kde existuje oprávnění k nahrávání), obsah sdílené obrazovky, zprávy v hovoru, sdílené soubory a prezentace.
Zachytávání zvuku v mobilní aplikaci: Při používání našich mobilních aplikací je zvuk ze schůzky zaznamenáván mikrofonem vašeho zařízení (s vaším svolením a pouze tam, kde je nahrávání povoleno) a bezpečně odesílán našim zpracovatelům k přepisu a analýze. Přístup k mikrofonu můžete kdykoli udělit nebo odvolat v nastavení zařízení; odvoláním přístupu dojde k deaktivaci nahrávání v aplikaci.
Generované poznatky: Automatické přepisy, zkrácená shrnutí, metriky účasti a analýza vzorců chování zahrnující tok dialogu, sledování pozornosti a rozpoznávání fyzických gest.
Metadata schůzek: Názvy schůzek, informace o plánovači, adresáře účastníků, údaje o organizátorovi, časové záznamy, identifikátory platformy a technické provozní záznamy.

2.2 Záznamy aktivních uživatelů #

Registrační údaje: Celé jméno, e-mailový kontakt, název pracovní pozice, příslušnost ke společnosti a volitelné vizuální prvky profilu.
Ověřování totožnosti: Přihlásit se můžete prostřednictvím třetích stran — Google, Apple nebo Microsoft — pomocí Firebase Authentication. Od zvoleného poskytovatele obdržíme základní identifikátory profilu (jméno, e-mail) potřebné k vytvoření a zabezpečení vašeho účtu.
Systémové záznamy a záznamy aktivit: Síťové identifikátory, specifikace hardwaru/softwaru, regionální nastavení, sledování využívání funkcí, záznamy relací (podporující rozvoj platformy a řešení problémů), diagnostika pádů a chyb a záznamy bezpečnostních událostí.
Záznamy zákaznické podpory: Komunikace s pracovníky podpory, včetně zaznamenaných relací z tréninkových nebo diagnostických interakcí.

2.3 Data potenciálních klientů a webového provozu #

Profesní identifikační údaje: Pracovní kontaktní kanály, identifikace zaměstnavatele, funkční role a preference oslovení.
Metriky zapojení do kampaní: Záznamy navigace po webu, zdroje příchozích návštěv, sledovací kódy, data odezvy na zprávy a vzorce interakcí s reklamou.
Nástroje technického monitoringu: Informace získané prostřednictvím souborů cookie, sledovacích pixelů, mobilních SDK a obdobných technologií podporujících analytiku, bezpečnost a marketingové aktivity (podrobněji v §8).

2.4 Zdroje dat #

Data proudí z různorodých zdrojů: vaše přímé vstupy a vstupy oprávněných uživatelů; konferenční platformy jako Zoom, Google Meet a Microsoft Teams; propojené externí systémy včetně nástrojů pro řízení vztahů se zákazníky; vaši organizační dodavatelé; analytická infrastruktura; monitorovací technologie; veřejně přístupné databáze a partneři spolupráce (v mezích právních a smluvních závazků).

3. Důvody zpracování a právní základy #

3.1 Zpracování dat obchodních klientů (operace zpracovatele) #

Provozovat, udržovat, chránit, podporovat a zdokonalovat možnosti Služby pro klientské organizace.
Tvorba výstupů zahrnujících přepisy, kondenzované záznamy, analytické přehledy a hodnocení zapojení účastníků.
Provádění diagnostiky, identifikace vzorců zneužití a zajištění spolehlivosti systému.

Právní základ: Plnění smluvních závazků dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; oprávněné provozní zájmy v oblasti bezpečnosti a zajištění kvality dle čl. 6 odst. 1 písm. f); zpracování na základě dokumentovaného souhlasu klienta.

3.2 Záznamy aktivních uživatelů a zpracování dat potenciálních klientů (operace správce) #

Správa platformy: Zřizování uživatelských účtů, ověřování totožnosti, výběr plateb a provozní oznámení.
Prevence hrozeb: Detekce útoků, bezpečnostní reakce, vedení auditních záznamů a zmírňování zranitelností.
Iniciativy rozvoje: Behaviorální analýza pro identifikaci vzorců používání, příležitostí ke zlepšení a optimalizaci výkonu.
Podpora klientů: Řešení požadavků, implementační poradenství a vzdělávací obsah.
Propagační aktivity: Oznámení vydání a distribuce nabídek, sledování efektivity a respektování preferencí.
Dodržování předpisů: Výkaznictví příjmů, vedení účetnictví, zákonné povinnosti a řešení sporů.

Právní základy: Požadavky plnění smlouvy; oprávněné provozní potřeby pro správu, ochranu a rozvoj platformy; souhlas uživatele tam, kde je vyžadován (např. specifické sledovací technologie a propagační komunikace v EHP); zákonné a regulatorní povinnosti.

3.3 Trénování algoritmů a jeho hranice #

Pro rozvoj platformy můžeme využívat anonymizované a/nebo agregované datové sady, včetně zdokonalování algoritmů, optimalizace analytických technik a zlepšování výkonu systému.

Identifikovatelná data obchodních klientů nebudou bez jejich výslovného souhlasu prostřednictvím mechanismu opt-in využívána pro naše samostatné aktivity vývoje algoritmů.

Omezení Google Workspace: Informace zpřístupněné prostřednictvím Google API se řídí Zásadami pro uživatelská data služeb Google API a specifikacemi omezeného použití. Data pocházející z Gmail nejsou nikdy využívána pro obecné trénování algoritmů, propagační účely ani distribuci třetím stranám.

3.4 Systémy automatizovaného rozhodování #

Naše analytické výstupy jsou výsledkem výpočetního zpracování. Nevyužíváme metody biometrické identifikace. Nečiníme rozhodnutí výhradně algoritmicky, pokud by měla právní důsledky nebo podstatný dopad na jednotlivce, bez zahrnutí přiměřených ochranných opatření a mechanismů lidské kontroly.

4. Mechanismy informování účastníků #

Pokud to možnosti platformy dovolují, aktivujeme viditelné signály přítomnosti (například oznamovací bannery, oznámení o vstupu nebo viditelné robotické účastníky), které upozorňují účastníky na zapojení naší platformy.

Povinnosti klientů v oblasti komunikace: Klienti jsou povinni předem výslovně upozornit účastníky a zajistit veškerá povinná oprávnění vyžadovaná příslušnými předpisy (včetně GDPR, rámce ePrivacy a amerických předpisů o záznamu). Pokud technická omezení platformy neumožňují zobrazení našich indikátorů přítomnosti, klient nese plnou odpovědnost za komunikaci s účastníky a získání jejich souhlasu.

5. Rámec distribuce dat #

Odmítáme komerční prodej osobních údajů. Zakazujeme sdílení osobních údajů pro behaviorální cílení napříč kontexty ve smyslu definic California Privacy Rights Act. V případě změny provozních postupů zavedeme povinné možnosti odhlášení, včetně rozpoznávání signálu Global Privacy Control.

Sdílení informací probíhá výhradně s těmito kategoriemi příjemců:

Partneři technických služeb: Externí organizace podporující provoz – poskytování infrastruktury, ukládání dat, distribuční sítě, detekce chyb, ochranné služby, rozpoznávání hlasu, behaviorální hodnocení, zpracování transakcí, platformy asistence, infrastruktura pro zasílání zpráv, systémy správy vztahů a behaviorální analytika. Tito partneři fungují na základě vymahatelných požadavků na důvěrnost a ochranu; za jejich jednání neseme odpovědnost.
Integrace vybrané klientem: Systémy, které se rozhodnete integrovat (včetně platforem pro správu vztahů, úložišť souborů a nástrojů pro spolupráci). Na informace předané do těchto systémů se vztahují jejich smluvní podmínky a zásady ochrany osobních údajů.
Firemní uživatelé: Přístup v prostředí klienta se řídí nastavenými strukturami oprávnění a přiřazenými rolemi.
Účastníci transakcí: Subjekty zapojené do organizačních fúzí, kapitálových operací nebo dispozic s aktivy, přičemž je zachován ochranný rámec těchto Zásad.
Státní orgány: Pokud důvodně usoudíme, že zpřístupnění odpovídá zákonným povinnostem, platným procesním požadavkům nebo ochraně práv, bezpečnosti a integrity platformy.
Příjemci statistických dat: Sestavené a anonymizované datové sady, z nichž nelze identifikovat konkrétní osoby ani klientské organizace.

6. Mezinárodní přenosy dat #

Nonverbia.com s.r.o. působí v České republice v rámci Evropské unie a může zpracovávat osobní údaje na území EU, ve Spojených státech a v dalších jurisdikcích. Pro přenosy dat mimo EHP, Spojené království nebo Švýcarsko do zemí bez rozhodnutí o odpovídající ochraně využíváme schválené mechanismy, včetně standardních smluvních doložek EU (Prováděcí rozhodnutí Komise 2021/914) s dodatkem pro mezinárodní přenos dat ve Spojeném království a švýcarskými adaptacemi, doplněnými technickými a organizačními ochranami (včetně kryptografických opatření a protokolů omezení přístupu).

7. Bezpečnostní opatření #

Uplatňujeme rozsáhlé technické a organizační ochranné protokoly navržené k ochraně osobních údajů a dat obchodních klientů před neoprávněným přístupem, náhodnou ztrátou, neoprávněným zničením, úpravou nebo zpřístupněním. Náš bezpečnostní rámec zahrnuje kryptografické protokoly pro přenos a ukládání dat, systémy ověřování totožnosti a autorizace, infrastrukturu průběžného monitorování a protokolování, záložní mechanismy, procesy identifikace a nápravy slabých míst a metody chráněného vývoje. I přes implementaci standardů oboru nelze zaručit absolutní ochranu před všemi potenciálními hrozbami.

Protokol komunikace při incidentech: Po zjištění narušení bezpečnosti osobních údajů dotýkajícího se vašich dat bez zbytečného odkladu a do 48 hodin od zjištění upozorníme dotčeného klienta a poskytneme srozumitelné informace o povaze incidentu, očekávaných dopadech a přijatých opatřeních, přičemž budeme průběžně informovat o dalším vývoji.

8. Nasazení sledovacích technologií #

Cookies na tomto webu (nonverbia.com)

Při první návštěvě webu vám cookie lišta umožní volitelné cookies po kategoriích přijmout, nebo odmítnout. Volitelné cookies jsou ve výchozím stavu vypnuté a ukládají se až po vašem souhlasu. Svou volbu můžete kdykoli změnit nebo odvolat přes odkaz „Nastavení cookies" v patičce webu — odvolání souhlasu je stejně snadné jako jeho udělení. O souhlas žádáme znovu přibližně každých 6 měsíců, případně dříve, pokud se naše používání cookies změní.

Cookies, které ukládáme:

nv-consent (první strany, nezbytná) — ukládá vaše nastavení cookies pro tento web. Platnost 182 dní. Jako nezbytná cookie nevyžaduje souhlas; právním základem je náš oprávněný zájem respektovat vaši volbu.
Cloudflare Turnstile (nezbytné) — chrání registrační formulář před boty. Jde o alternativu CAPTCHA šetrnou k soukromí, která vás nesleduje napříč weby. Náš poskytovatel hostingu Cloudflare může ukládat také provozní bezpečnostní cookies (např. __cf_bm).

Analytika na tomto webu (načítá se pouze s vaším souhlasem):

PostHog (analytické) — produktová analytika provozovaná v EU. Načte se až poté, co povolíte analytické cookies; ukládá cookies první strany (ph_*, s platností až 12 měsíců) a data v local storage k rozlišení návštěvníků. Zásady ochrany soukromí PostHog: https://posthog.com/privacy
Google Tag Manager (analytické/marketingové) — načte se až poté, co povolíte analytické nebo marketingové cookies, a běží v režimu Google Consent Mode: jeho tagy smí ukládat cookies Googlu (např. _ga, _gcl_au) pouze pro kategorie, které jste povolili. Zásady ochrany soukromí Googlu: https://policies.google.com/privacy

Obsah třetích stran načítaný pouze s vaším souhlasem:

Rezervační kalendář Google (funkční) — kalendář na registrační stránce je vložený od společnosti Google a při načtení ukládá cookies Googlu. Načítáme ho až poté, co povolíte funkční cookies. Zásady ochrany soukromí Googlu: https://policies.google.com/privacy
Přehrávač YouTube — produktová videa vkládáme v režimu rozšířeného soukromí (youtube-nocookie.com); video se načte až po stisknutí tlačítka přehrát a do zahájení přehrávání se žádné cookies neukládají.

V našem produktu a mobilních aplikacích

V aplikaci Nonverbia a našich mobilních aplikacích navíc společně s technickými partnery používáme cookies, vývojářské sady a srovnatelné sledovací mechanismy k těmto účelům:

Základní provoz platformy: Ověřování totožnosti, kontinuita relace a zmírňování hrozeb.
Analýza výkonu: Identifikace vzorců a zlepšování prostřednictvím nástrojů včetně Google Analytics, Mixpanel, PostHog a systémů záznamu interakcí.
Stabilita a monitorování chyb: Diagnostika pádů a chyb prostřednictvím Sentry, podporující zajištění spolehlivosti a řešení problémů.
Interní hodnocení kampaní: Vyhodnocení efektivity našich propagačních aktivit.

Mobilní produktová analytika: Naše mobilní aplikace využívají PostHog ke sledování používání funkcí a zlepšování aplikace. Zpracovávají identifikátory zařízení a diagnostické údaje; jako analytický identifikátor slouží e-mail vašeho účtu — nikdy pro reklamní účely ani sledování napříč aplikacemi.

Hlášení pádů a chyb v mobilní aplikaci: Naše mobilní aplikace využívají Sentry k zachycení pádů a ošetřených chyb. Hlášení obsahují informace o zařízení, diagnostické údaje a technické detaily selhání; pokud jste přihlášeni, jsou provázána s e-mailem vašeho účtu — slouží výhradně ke stabilitě aplikace, nikoli pro reklamní nebo meziaplikační sledování.

Na územích vyžadujících předchozí souhlas (včetně EHP a Spojeného království) si vyžádáme váš souhlas prostřednictvím příslušných rozhraní. Předvolby lze kdykoli upravit přes ovládací prvky souhlasu a nastavení prohlížeče. Zablokování určitých sledovacích technologií může omezit některé funkce platformy. Signály Global Privacy Control zohledňujeme tam, kde to příslušné právní předpisy vyžadují.

Možnosti externího odhlášení:

Google Analytics: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Mixpanel: https://mixpanel.com/optout
Mouseflow: https://mouseflow.com/opt-out
PostHog: spravováno prostřednictvím ovládacích prvků v aplikaci/účtu a na adrese support@nonverbia.com
Sentry (hlášení pádů): spravováno prostřednictvím support@nonverbia.com

9. Doba uchovávání informací #

Data firemních klientů #

Doba uchovávání se řídí parametry a pokyny stanovenými klientem. Standardně mají klienti možnost exportovat data a vygenerované podklady (ve formátech MP4, WAV, VTT, CSV, JSON, PDF) po dobu trvání předplatného a 30 dní po jeho skončení. Po uplynutí této lhůty tato data trvale smažeme nebo anonymizujeme, pokud nám jejich uchování neukládá zákon. Záložní systémy jsou vyřazovány v souladu s našimi rotačními protokoly.

Aktivní uživatelské záznamy / data potenciálních zákazníků a návštěvníků webu #

Uchováváme je po dobu nezbytnou pro poskytování Služby, plnění zákonných povinností, řešení sporů a vymáhání smluv; poté jsou smazána nebo anonymizována v souladu s naším rámcem pro uchovávání dat.

10. Práva fyzických osob a způsob jejich uplatnění #

V závislosti na platných předpisech mohou mít jednotlivci tato práva: přístup k informacím, oprava chyb, výmaz dat, omezení zpracování, námitka proti zpracování a přenositelnost údajů (dle GDPR), jakož i právo na informace, výmaz, opravu a omezení používání citlivých údajů bez diskriminačních důsledků (dle CPRA). Tam, kde je zpracování založeno na souhlasu, mohou jej jednotlivci kdykoli odvolat s účinkem do budoucna, aniž by tím byla dotčena zákonnost dřívějšího zpracování.

Pro účastníky schůzek a koncové uživatele: Pokud jsou vaše informace součástí dat firemních klientů, směřujte žádosti o uplatnění práv přímo na příslušného klienta (jako správce). Tato data zpracováváme na základě jeho pokynů a budeme mu nápomocni při plnění jeho zákonných povinností.

Pro data, jejichž správcem je Nonverbia: V záležitostech správy platformy, fakturace nebo marketingových a webových dat zasílejte žádosti na adresu privacy@nonverbia.com. Můžeme požádat o ověření totožnosti a odpovíme ve lhůtách stanovených příslušnými právními předpisy.

Smazání účtu: O smazání svého účtu a přidružených uživatelských záznamů můžete kdykoli požádat e-mailem na adrese support@nonverbia.com, nebo přímo v mobilní aplikaci (Profil → Smazat účet). Smazáním účtu dojde k odstranění vašich registračních údajů, přístupových pověření a přidružených záznamů o využívání, s výhradou dat, která musíme uchovávat z právních, fakturačních nebo bezpečnostních důvodů popsaných v §9. Data firemních klientů (jako jsou záznamy ze schůzek a vygenerované podklady) se řídí pokyny a nastavením uchování příslušné klientské organizace.

Nastavení komunikace lze upravit v ovládacích prvcích platformy nebo prostřednictvím odhlašovacích odkazů v propagačních e-mailech. Důležitá provozní sdělení (včetně bezpečnostních upozornění a oznámení o fakturaci) jsou odesílána po celou dobu trvání aktivního účtu povinně.

11. Správa zpracovatelů a mechanismus námitek #

Spolupracujeme pouze s pečlivě prověřenými zpracovateli, kteří jsou smluvně vázáni povinnostmi ochrany dat odpovídajícími našim vlastním standardům nebo přísnějšími. Vedeme přístupný registr zpracovatelů a klienty informujeme o zavedení nových zpracovatelů nejméně 15 dní předem. Vznesou-li klienti oprávněné námitky proti novému zpracovateli, budeme usilovat o společné řešení; nedojde-li k dohodě, mohou klienti ukončit využívání dotčených částí Služby a obdržet poměrnou náhradu za předplacené, nevyužité období.

12. Ochrana nezletilých #

Naše Služba je určena pro profesionální firemní použití a není cílena na osoby mladší 16 let. Vědomě neshromažďujeme informace o nezletilých. Pokud zjistíte, že se v našich systémech nacházejí informace pocházející od nezletilé osoby, neprodleně nás kontaktujte, abychom mohli přijmout odpovídající nápravná opatření.

13. Ustanovení specifická pro jednotlivé oblasti #

Evropský hospodářský prostor, Evropská unie a Spojené království #

Jednotlivci mají právo podat stížnost u místního dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů. V České republice je příslušným orgánem Úřad pro ochranu osobních údajů (Personal Data Protection Office).

USA (Kalifornie a obdobné zákony) #

V oblasti dat firemních klientů vystupujeme jako poskytovatel služeb/zpracovatel v souladu s kalifornskou legislativou a srovnatelnými státními předpisy na ochranu soukromí. Neprodáváme data ani je nesdílíme pro účely behaviorálního cílení napříč kontexty. Dodržujeme příslušná práva na soukromí a signály kontroly soukromí (včetně Global Privacy Control) a v případě změny našich postupů zavedeme doplňkové mechanismy.

14. Změny zásad #

Tyto Zásady si vyhrazujeme právo čas od času aktualizovat. O podstatných změnách vás budeme informovat e-mailem nebo oznámením v platformě nejméně 30 dní před jejich účinností, s výjimkou případů, kdy právní předpisy vyžadují kratší lhůtu nebo kdy to vyžadují bezpečnostní okolnosti. Pokračování v používání Služby po nabytí účinnosti změn se považuje za přijetí aktualizovaných Zásad.

15. Kontaktní kanály #

Dotazy týkající se soukromí a žádosti o uplatnění práv: privacy@nonverbia.com
Žádosti o smazání účtu: support@nonverbia.com
Obecná podpora: support@nonverbia.com
Fyzická korespondence: Nonverbia.com s.r.o., Na příkopě 857/18, Nové Město, 110 00 Praha, Czech Republic

16. Přehled závazků #

Závazky Nonverbia: #

Aktivovat signály přítomnosti tam, kde to platformy umožňují; zpracovávat data firemních klientů výhradně podle jejich pokynů; zavádět robustní ochranná opatření; informovat o bezpečnostních incidentech do 48 hodin; využívat anonymizované a agregované datové sady pro rozvoj služby; zdržet se komerčního prodeje informací nebo sdílení pro účely cross-kontextového behaviorálního cílení; nevyužívat identifikovatelná data firemních klientů k trénování algoritmů bez jejich výslovného souhlasu; a zajišťovat soulad se standardními smluvními doložkami při mezinárodních přenosech dat.

Závazky klienta: #

Zajistit právně dostatečné informování účastníků a získat potřebné souhlasy; nastavit vhodné parametry uchovávání dat a správu přístupu; nepředávat data zvláštní kategorie bez zákonného odůvodnění a nezbytnosti; a vyřizovat žádosti subjektů údajů týkající se dat firemních klientů.